Heb jij ook weleens van die dagen dat je niets gedaan krijgt? Dat je echt probeert om je te concentreren, maar toch alle nieuwe foto’s op Instagram hebt gezien en al het nieuws hebt gelezen?
Maak je geen zorgen, dat overkomt iedereen.
Toch kun je het een en ander doen om dat te voorkomen. Rick Pastoor, manager bij online kiosk Blendle, schreef een boek over hoe je slimmer kunt werken: Grip. Daarin heeft hij kennis uit een aantal productiviteitsboeken, zoals Getting Things Done van David Allen, gecombineerd met de ervaring die hij zelf heeft opgedaan in een hectische baan.
In het boek deelt Pastoor tips om je agenda, takenlijst en mailbox in te zetten voor een productievere werkweek.
Ik probeerde zijn tips een paar weken uit. Mijn agenda heb ik volledig opnieuw ingedeeld en ik begon met het gebruiken van een to-do-app, om zo in een werkweek meer gedaan te krijgen. Hieronder zie je wat ik leerde van Grip.
Gebruik je agenda alsof het de bijbel is
Het belangrijkste punt uit het boek: gebruik je agenda en houd je aan de planning. Als je een afspraak in je agenda zet - of die nu met jezelf is of met een ander - houd je daar dan aan. En Pastoor pleit ervoor dat je álles in je agenda zet. Oké, niet wanneer je een kopje koffie zet, maar wel alle taken die je meer dan een halfuur kosten.
Afspraken met anderen komen er dus in te staan, maar ook de voorbereidings- en reistijd voor die afspraken. En als je op een vast moment van de dag je mail checkt, zet je dat er ook in.
Pastoor vindt dat superhandig, omdat je daardoor automatisch weet hoe druk je bent en of je tijd hebt voor andere activiteiten. Daarnaast krijg je ook een goed inzicht in hoe je eigenlijk je tijd besteedt. En bij bedrijven met een gedeelde agenda, kunnen je collega's precies zien wanneer ze je wel en niet kunnen storen.
Hoe mijn agenda eruitziet sinds ik Grip heb gelezen, zie je hieronder. De blauwe afspraken komen in de agenda terecht die ik deel met mijn collega's, zodat ze weten dat ik dan druk ben. De grijze afspraken zijn dingen die iedere dag of week terugkomen: ik moet iedere dag mijn mail checken en berichten inplannen op de Facebook-pagina van Business Insider. Door dat op precies die momenten te doen, kan ik Facebook de rest van de dag wegklikken en word ik er niet door afgeleid. En de gele afspraken zijn afspraken met mezelf, zo had ik op vrijdag tijd gereserveerd om aan dit artikel te werken.
(klik op de foto voor uitvergroting)
Ga bij al je activiteiten na of ze echt een plekje in je agenda verdienen
Maar hoe bepaal je nou wat je precies wil gaan doen en wat je dus in je agenda zet? Dat doe je door je prioriteiten te bepalen. Als je weet wat je prioriteiten zijn, kun je makkelijk kiezen waar je wel en geen tijd aan wil besteden. Dat doe je zo:
1. Begin bij je verantwoordelijkheden
Volgens Pastoor is het goed om eerst te kijken naar de verantwoordelijkheden die je hebt. Wat moet je doen volgens je taakomschrijving of je functieomschrijving? Wat zijn de doelen van jouw team of het bedrijf waar je werkt? Wat verwacht je leidinggevende van je? Aan welke grote projecten werk je op dit moment?
Die verantwoordelijkheden bepalen je prioriteiten. Als je verantwoordelijk bent voor de groei van je bedrijf, kan een prioriteit volgens Pastoor zijn om de meest recente maandcijfers na te lopen om te zoeken naar kansen voor groei.
2. Bepaal welke taken belangrijk en urgent zijn
Daarnaast heb je ook nog je normale taken: je moet je mail checken, de boodschappen voor de lunch moeten worden besteld en een werknemer heeft zich ziek gemeld. Je bent geen uitzondering als je een lijst met tientallen van dat soort actiepunten hebt, en voor de mensen die daar gespannen van worden heeft Pastoor gelukkig een oplossing: de Eisenhower-matrix.
Dwight D. Eisenhower, de oud-president van de Verenigde Staten, zei dat hij twee soorten problemen had: de urgente en de belangrijke. Zijn urgente problemen waren nooit belangrijk en zijn belangrijke problemen nooit urgent. Bij een urgente taak kun je bijvoorbeeld denken aan een snelle maar noodzakelijke aanpassing aan een presentatie, bij een belangrijke taak denkt Pastoor aan het nadenken over een strategie om meer klanten te trekken. Op de lange termijn helpt dat je verder en is het noodzakelijk, maar er is weinig aanleiding om daar vanmiddag al aan te beginnen.
Als je een kwadrant maakt, met belangrijk en niet-belangrijk op de verticale as en urgent en niet-urgent op de horizontale as, kun je al je taken in één van de kwadranten zetten. Als iets niet belangrijk en niet urgent is, zoals een vergadering die voor jou niet relevant is, streep je het van je to-do-lijst af.
Taken die belangrijk én urgent zijn, zoals het regelen van een vervanger voor een zieke werknemer, hebben juist wel acuut aandacht nodig. Ook belangrijke en niet-urgente taken hebben je aandacht nodig, terwijl je niet direct geneigd bent om daar aandacht aan te geven. Die moet je dus in je agenda zetten.
Tot slot: bedenk of je de taken die urgent maar niet belangrijk zijn echt zelf moet doen, of dat je die kunt delegeren.
3. Vul je agenda
Als je jezelf al deze vragen hebt gesteld, zet je alle taken die meer dan een halfuur in beslag nemen in je agenda. Pastoor geeft als tip om jezelf zoveel tijd te geven als je nodig hebt en je activiteiten niet te strak op elkaar te plannen, zodat je ruimte hebt voor uitloop of voor het doen van kleinere taken. Beschrijf de activiteiten ook duidelijk, zodat je later precies weet wat je moet gaan doen, en denk na over wanneer en waar je dat het beste kunt doen: Is 's ochtends een handig moment? Moet je voor deze taak nog andere collega's spreken?
Bedenk hoe en wanneer je het beste kan werken
Bij het indelen van je agenda is het ook belangrijk om na te denken over wanneer jij het beste werkt. Daarbij ben je afhankelijk van het type werk dat je doet. Pastoor schrijft bijvoorbeeld dat managers snel schakelen en vaak ieder uur weer met een andere activiteit bezig zijn. Maar ben je een journalist, zoals ik, of een programmeur, dan werkt het veel fijner om je uren achtereen op dezelfde taak te richten.
In dat geval is het handig om afspraken te plannen op een moment dat je sowieso al wordt afgeleid. Bijvoorbeeld helemaal aan het begin van de dag, rond de lunch of aan het einde van de dag. Als je meerdere afspraken hebt, probeer die dan op elkaar te laten aansluiten.
Daarnaast doe je er goed aan om de grootste, moeilijkste taken als eerst te doen. Die slurpen energie, maar daarna kun je nog met kleinere dingen aan de slag. Als je met kleinere dingen begint, heb je daarna geen energie meer om aan de grote dingen te werken.
Houd ook rekening met je eigen bioritme: sommige mensen vinden het fijn om 's ochtends geconcentreerd te werken, anderen zijn daar in de middag juist veel beter in. Plan werkzaamheden waarvoor je geconcentreerd moet werken op het moment van jouw concentratiepiek. Die kan trouwens gedurende de week verschillen: het belangrijkste werk van de week kun je waarschijnlijk beter niet op vrijdagmiddag doen, als je collega's al met een biertje in hun hand staan.
Ga op vrije momenten aan de slag met je to-do-app
Toch is het niet praktisch om alles in je agenda te zetten. Als je een collega nog even snel een mailtje wil sturen, je baas iets wil voorleggen of een afspraak moet bevestigen, is dat zo'n kleine taak dat het geen zin heeft om die in je agenda te zetten. Voor taken korter dan een half uur gebruik je een to-do-app.
Dat is handig, want dan hoef je er niet meer aan te denken. Je kent het vast wel: je moet de tandarts eigenlijk bellen voor een afspraak en stelt dat al maanden uit. Elke keer flitst deze to-do door je hoofd. Je denkt eraan terwijl je aan het douchen bent, tijdens een vergadering, terwijl je een mailtje schrijft en vervolgens in de auto terug naar huis. Door de taak meteen in je to-do-app te zetten, is hij uit je hoofd verdwenen en leidt hij je niet meer af tijdens je andere werkzaamheden.
Zelf gebruik ik - op aanraden van Pastoor - Todoist. Daarin heb ik twee projecten aangemaakt: werk en privé, en daarin zet ik alles dat ik nog moet doen. Ook geef ik labels aan die taken. Als ik bij een taak bijvoorbeeld iemand anders nodig heb, bijvoorbeeld als ik iets wil bespreken met mijn collega Herwin, dan plak ik zijn naam daarop. De volgende keer dat ik Herwin spreek, check ik of er nog taken zijn met zijn naam erop, zodat ik in één keer alles met hem kan bespreken.
Deze aanpak werkt alleen als je de to-do-app niet alleen vult, maar ook regelmatig to-do's afvinkt. Check daarom op loze momenten van de dag je to-do-app. Je hebt je agenda superstrak gepland, maar je houdt ongetwijfeld zo nu en dan wat tijd over omdat je een taak sneller afrondt dan je had verwacht. Dat is het moment dat je de app erbij pakt.
Zelf probeer ik inmiddels een paar weken te werken volgens de aanpak van Pastoor. Het is nogal een verandering en vereist daarom best wat discipline, en ik merk dat het voor- en nadelen heeft.
Vooropgesteld: ik krijg veel meer gedaan. Doordat ik in mijn agenda heel bewust tijd reserveer voor de dingen die ik wil doen, kom ik er ook echt aan toe en lukt het me om op die momenten geconcentreerd te werken. Voorheen zette ik lang niet alles wat ik moest doen in mijn agenda, waardoor ik het gevoel kreeg tijd tekort te hebben voor mijn taken. Nu heb ik meer overzicht.
Tegelijkertijd zal deze aanpak niet voor iedereen werken. Hoewel deze manier van werken heel overzichtelijk is, is het werk van een journalist dat niet. Als er groot nieuws is, komt dat er tussendoor en gooit dat alle andere plannen in de war. Bij sommige beroepen kun je maar een klein deel van je werkzaamheden van tevoren vastleggen. Probeer je daarom niet te strak aan de bovenstaande tips te houden: kijk wat voor jou werkt en wat je kunt volhouden, en doe daar je voordeel mee.
[activecampaign form=20]